2019-07-11 0
Какво се случва, когато поверителната информация трябва да бъде принтирана?
Щом веднъж сте получили достъп до конфиденциални документи, те често са изпращани като заявка за разпечатка към принтера, който не е така осигурен, както останалата част от вашата ИТ мрежа. Точно там те биха могли потенциално да бъдат "прихванати". За щастие има няколко простички решения, с които да предотвратим попадането на информация в грешните ръце.
Японската компания Brother споделя с потребителите 4 съвета, които ще им помогнат да повишат сигурността при разпечатването на документи:
Първата стъпка към подобряването на сигурността на вашите разпечатки е да определите потенциалните рискове за вашите данни. За да го направите, е необходимо да знаете кой, какво и кога принтира. Можете да го постигнете чрез инструмент за управление на печата.
Това е опростен софтуер за управление, което ви дава по-голям контрол, като ви помага да следите потреблението и разходите. От него можете да изготвяте отчети. А това означава, че ще имате проследяемост - от съществено значение в случай на пробив в сигурността, тъй като можете бързо да идентифицирате какви данни са отпечатани или обработени.
Колко от нас са изпращали документ за разпечатка, продължавали са към друга задача и са забравяли да приберат разпечатания лист от принтера? Не е невъзможно да се случи.
Пресметнато е, че обикновеният служител оставя на принтера около 600 листа хартия годишно. Ако този документ съдържа поверителна информация, данните могат да попаднат у неподходящ човек.
Brother съветва служителите да използват PIN или Near Field Communication (NFC) карта за автентификация, за да отключат принтера. Така ще се ограничи рискът да бъде прихваната чувствителна информация и ще се намали преразходът при принтиране. Това е особено полезно за отдели като Човешки ресурси, Правен отдел или Финансов отдел, които боравят с много поверителни документи.
За отделите, където постоянно се обработва поверителна информация, може да се постави дори по-високо ниво на защита на разпечатките.
При някои принтери има опция за заключване на всички функции за печат, докато не се впише оторизиран служител. Могат да се поставят и специфични времеви ограничения за събиране на документите, като след определения период от време принтерът изтрива данните.
Те могат да бъдат настроени в зависимост от нуждите на потребителите, без значение дали става въпрос за часове или дни. При някои устройства може да се използва и Active Directory на Microsoft или LDAP сървър за автентификация, за да се управлява достъпът до конкретния принтер.
Мерките за сигурност не бива да се ограничават единствено до разпечатаните документи. Можете да защитите и сканираната информация като PDF файл с въвеждане на PIN парола или като използвате протокол за защитен трансфер на файлове (SFTP). Сканирането през SFTP гарантира, че всички качени документи са 100% защитени.
Това позволява на потребителя да изпрати сканирани данни до себе си или до клиент, както обикновено, но е добавено допълнително ниво на криптиране. По този начин, дори и някой от сканираните документи да бъде засечен, информацията все още е сигурна и защитена.
"Сигурността на данните е на фокус в ИТ индустрията вече години наред. При работата с физически документи, обаче, постигането на защита от неоторизиран достъп е истинско предизвикателство. Затова Brother разви и предлага тези решения за сигурност на печатната информация, които ще помогнат за реализиране на цялостната стратегия за сигурност на компаниите," коментира Ива Тотева, Мениджър "Продажби и маркетинг" в Brother България.
40%
60%
2327 гласували
• GDPR продукти
• Правен софтуер
• Онлайн книжарница
• Училищна СТЕМ среда
• Bulgarian Laws in English
